Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Neubau (m/w/d) (KHS-35435)

Das sind Ihre Aufgaben:

• Mitwirkung bei der Organisation des Büroalltags / Back Office
• Begrüßung unserer Geschäftskunden
• aktive Mitgestaltung des Erscheinungsbildes unserer Büroräume und im öffentlichen Bereich
• Koordination der Buchungen unserer Meetingräume, sowie deren Vorbereitung
• Vorbereitung von Tages- und Unterschriftenmappen sowie Sicherstellung eines rechtzeitigen Rücklaufs
• Koordination interner und externer Termine
• Übernahme von Schriftverkehr mit Partnern, Behörden und Ämtern
• Unterstützung bei Projekten
• Koordination des Bereichspostfachs (inklusive Weiterleitung von E-Mails an die entsprechenden Bearbeiter/innen oder andere Schnittstellenpartner bzw. selbständige Beantwortung der Anfragen)
• Bestellung von Büromaterialien bzw. anderen für den Büroalltag notwendigen Dingen
• nach entsprechender Einarbeitung: Übernahme der Verantwortung für die Aktualität und Vollständigkeit unserer Verfahrensverzeichnisse im Rahmen der Datenschutzkoordination mit Unterstützung des Datenschutzbeauftragten 
• Übernahme von Aufgaben in der Buchführung und der Zuarbeiten an das Personalmanagement sowie sonstige Aufgaben in der allgemeinen Verwaltung und im operativen Tagesgeschäft 

Darauf kommt es uns an:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie spezifische Fortbildung im Sekretariatsbereich bzw. in Bürokommunikation
• zielorientierte, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• hohes Maß an Engagement, Flexibilität, Teamfähigkeit, Diskretion und Verschwiegenheit
• gute Umgangsformen, ein sicheres, freundliches Auftreten und hohe Dienstleistungsorientierung sind für Sie selbstverständlich
• gute Englischkenntnisse und sichere IT-Anwendungskenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen

Wir bieten noch mehr:

• anspruchsvolle und spannende Projekte für Forschung und Medizin auf höchstem Niveau
• hohes Maß an Eigenverantwortung in einem engagierten Team mit flachen Hierarchien 
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung und einen unbefristeten zukunftssicheren Arbeitsplatz
• keine Reisetätigkeit durch unsere Projekte an einem Ort
• qualitative Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Kennziffer: 217/2024

*Die genannte Gehaltsspanne erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen und entspricht der Eingruppierung eines Vollzeitbeschäftigten.

03641/ 9-33203
03641/ 9-33206

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http://www.uniklinikum-jena.deUniversitätsklinikum Jena
Geschäftsbereich Personalmanagement
Bachstraße 18
07740 Jena