Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Neubau (m/w/d) (KHS-35435)
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Universitätsklinikum Jena
- 168 Stellen online (anzeigen)
- www.uniklinikum-jena.de
Beschreibung
STELLENBESCHREIBUNG
Das sind Ihre Aufgaben:
- Mitwirkung bei der Organisation des Büroalltags / Back Office
- Begrüßung unserer Geschäftskunden
- aktive Mitgestaltung des Erscheinungsbildes unserer Büroräume und im öffentlichen Bereich
- Koordination der Buchungen unserer Meetingräume, sowie deren Vorbereitung
- Vorbereitung von Tages- und Unterschriftenmappen sowie Sicherstellung eines rechtzeitigen Rücklaufs
- Koordination interner und externer Termine
- Übernahme von Schriftverkehr mit Partnern, Behörden und Ämtern
- Unterstützung bei Projekten
- Koordination des Bereichspostfachs (inklusive Weiterleitung von E-Mails an die entsprechenden Bearbeiter/innen oder andere Schnittstellenpartner bzw. selbständige Beantwortung der Anfragen)
- Bestellung von Büromaterialien bzw. anderen für den Büroalltag notwendigen Dingen
- nach entsprechender Einarbeitung: Übernahme der Verantwortung für die Aktualität und Vollständigkeit unserer Verfahrensverzeichnisse im Rahmen der Datenschutzkoordination mit Unterstützung des Datenschutzbeauftragten
- Übernahme von Aufgaben in der Buchführung und der Zuarbeiten an das Personalmanagement sowie sonstige Aufgaben in der allgemeinen Verwaltung und im operativen Tagesgeschäft
Darauf kommt es uns an:
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie spezifische Fortbildung im Sekretariatsbereich bzw. in Bürokommunikation
- zielorientierte, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- hohes Maß an Engagement, Flexibilität, Teamfähigkeit, Diskretion und Verschwiegenheit
- gute Umgangsformen, ein sicheres, freundliches Auftreten und hohe Dienstleistungsorientierung sind für Sie selbstverständlich
- gute Englischkenntnisse und sichere IT-Anwendungskenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen
Wir bieten noch mehr:
- anspruchsvolle und spannende Projekte für Forschung und Medizin auf höchstem Niveau
- hohes Maß an Eigenverantwortung in einem engagierten Team mit flachen Hierarchien
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung und einen unbefristeten zukunftssicheren Arbeitsplatz
- keine Reisetätigkeit durch unsere Projekte an einem Ort
- qualitative Weiterentwicklungsmöglichkeiten
Kennziffer: 217/2024
*Die genannte Gehaltsspanne erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen und entspricht der Eingruppierung eines Vollzeitbeschäftigten.
Anschrift für Bewerbungen
03641/ 9-33203
03641/ 9-33206
bewerbung@med.uni-jena.de
http://www.uniklinikum-jena.deUniversitätsklinikum Jena
Geschäftsbereich Personalmanagement
Bachstraße 18
07740 Jena